Importancia de un Sistema de Gestion

 

   

 

TODA ORGANIZACION ORGANIZACION SIN IMPORTAR EL TAMAÑO Y LA ACTIVIDAD QUE REALIZA SEA ECONOMICA O NO, REQUIERE DE UN SISTEMA DE GESTION QUE LES PERMITA ESTABLECER PAUTAS Y ELEMENTOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL, PARA COCOCER A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO COMO VAN LAS COSAS EN LA ACTIVIDAD QUE REALIZE.

    ESTE PEQUENO POST DE HOY LES ESTARE DETALLANDO UN POCO ASPECTOS QUE CONSIDERO SON DE VITAL IMPORTANCIA A QUE LAS ORGANIZACIONES OSEAN SISTEMAS DE GESTION.

Pero antes que todo pongamos los pies sobre la tierra y aclaremos para los que vienen llegando y no se ubican bien que es un sistema de gestion. Muchos creeran a primera mano que un sistema de gestion se asocia directamente con un software o una aplicacion que se corre en un dispositivo movil y con ella se maneja todo, bueno parte de eso si lo es peroese concepto surge de la evolucion de muchos años, de venir de lo basico a el manejo de muchos datos.

Esencialmente un sistema de gestion es la forma como se lleva la administracion de cualquier proceso que se desarrolla dentro de la organizacion como por ejemplo Ventas, Compras, Pago de salarios, Capacitaciones, Cobranzas, Pago de impuestos, etc. Es por ello que como muchas actividades son muy similares y manejan esencialmente son datos la informatica a tenido su mayor oportunidad de desarrollo en base a ello.

La implementación de un sistema de gestión en una empresa es crucial por varias razones. Aquí te detallo algunas de las principales:

1. Mejora de la Eficiencia y Productividad

Un sistema de gestión ayuda a estandarizar procesos y procedimientos, lo cual reduce el tiempo y los recursos necesarios para realizar tareas. Esto incrementa la eficiencia y la productividad de los empleados, permitiendo a la empresa ofrecer productos o servicios de alta calidad de manera consistente.

2. Toma de Decisiones Informadas

Un buen sistema de gestión proporciona datos y análisis precisos sobre el rendimiento de la empresa. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas basadas en hechos concretos, en lugar de intuiciones o suposiciones. Los indicadores clave de desempeño (KPI) y otros informes ayudan a los líderes a identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento.

3. Cumplimiento Normativo y Reducción de Riesgos

Muchas industrias están sujetas a regulaciones estrictas. Un sistema de gestión ayuda a asegurar que la empresa cumpla con todas las normativas y estándares aplicables. Esto no solo evita multas y sanciones, sino que también protege la reputación de la empresa. Además, un sistema de gestión puede identificar y mitigar riesgos antes de que se conviertan en problemas mayores.

4. Mejora Continua

Un sistema de gestión promueve una cultura de mejora continua al establecer un ciclo de planificar-hacer-verificar-actuar (PDCA). Esto ayuda a las empresas a adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, innovar y mantener una ventaja competitiva.

5. Satisfacción del Cliente

Al estandarizar procesos y enfocarse en la calidad, un sistema de gestión mejora la consistencia y confiabilidad de los productos o servicios ofrecidos. Esto se traduce en una mayor satisfacción del cliente, lealtad y recomendaciones boca a boca.

6. Gestión de Recursos

Un sistema de gestión eficiente ayuda a la empresa a utilizar sus recursos (humanos, financieros y materiales) de manera óptima. Esto no solo reduce desperdicios y costos, sino que también asegura que los recursos estén disponibles donde y cuando se necesiten más.

7. Comunicación y Transparencia

Fomenta una comunicación clara y efectiva dentro de la organización. Esto asegura que todos los empleados estén alineados con los objetivos de la empresa y entiendan sus roles y responsabilidades. La transparencia generada por un sistema de gestión fortalece la confianza entre los empleados y la dirección.

8. Competitividad en el Mercado

Al garantizar la calidad y eficiencia, un sistema de gestión puede mejorar significativamente la posición competitiva de una empresa en el mercado. Las empresas que adoptan sistemas de gestión generalmente pueden responder más rápidamente a las necesidades del mercado y ofrecer productos o servicios superiores a sus competidores.

En resumen, la implementación de un sistema de gestión no solo mejora la operatividad diaria de una empresa, sino que también la posiciona para un crecimiento sostenible y éxito a largo plazo. ¿Hay algún aspecto específico del sistema de gestión que te gustaría explorar más a fondo?

Pero siendo mucho mas simples y directos, un sistema de gestion es la forma elemental de como se manejan y administran las diversas acciones que se realizan en una organizacion, sin limitarse esto al tamaño o la adtividad que ella se dedica.

Porque un sistema de gestion puede ser desde lo elemental y pongo de ejemplo el negocio que puede tener una persona que vende informalmente en la calle ropa. Esta persona tiene su sistema de gestion y muchas veces sin darse cuenta que lo tiene. Que quiere decir esto, que esa persona de seguro posee un cuaderno o en su celular el estimado de piezas y tipo o modelos que compra cada vez que va a donde su proveedor, asi mismo de seguro tambien llevara un control diario asi sea en un cuaderno a mano de los montos totales que va realizando de sus ventas y ademas mas importante de todo, de seguro tendra tambien anotado a quines les debe y en que fechas tiene que realizar los pagos correspondiente. Todo esto que te describi asi tan simple para una persona que trabaja sola en una actividad tan simple como vender en la calle, es un sistema de gestion.

Basado en lo anterior, toda organizacion los requiere parapoder visualizar como van las actividades de cada uno de los procesos que realiza. Por ellos sirven para recolectar, organizar y analizar informacion, que luego puede ser la base en la toma de decisiones. De alli a lo complejos y eficientes que se puedan volver dependera de muchos aspectos, entre ellos el volumen de transacciones o el numero de clientes o usuarios que se atenderan, el numero de productos que se manejaran, la cantidad de impuestos que se deberan pagar, en fin de cuanta informacion vayamos a manejar.

Ser ordenados en el manejo de la informaciòn nos permite poder entender comportamiento, necesidades y situaciones en nuestra organzaciòn que nos permitiran aprovechar mejores oportunidades y mejorar mediante correcciones, o dejar de prestar algunos servicios o vender productos.

En la actualidad es tan importante el manejo de la data de las organizaciones que existen profesionales dedicados solo a eso al analisis de la informciòn y la presentacion de la misma a los dueños o lideres de cada una para que puedan sacar el mejor aprovechamiento de las actividades.

Pero que tipos de sistemas de ggestion o administracion de procesos hay? pues vien hay tantos como tipos de procesos hay en las organizaciones, unos mas desarrollados y en mayor variedad que otros, como por ejemplo los de ventas como los de inventario y ojo muchas veces es estrictamente necesarios que esto trabajen en conjunto. Por que si no controlamos los materiales o articulos que tenemos en nuestro almacen o deposito, como podemos saber que nos queda para vender, a que precio, cuando puede vencer, y muchos otros detalles mas de cada uno. 

El sietma de compras es otro que muchas veces trabaja en conjunto con el de inventario ya que de igual manera como saber cuantas piezas tenemos en nuestro almacen y cuales son las necesarias y mas urgentes para comprar.

otro sistema muy comun es el de cuentas por pagar o cuentas por cobrar, en los casos en los que recibimos credito o damos credito se utilizan estos sistemas ya que asi podemos ir generanco informacion acerca de cuanto debemos y cuanto dinero nos deben.

Pero no todo se enfoca hacia las ventas, tambien cundo vamos a una escuela, o a un consultorio medico, una biblioteca. Todas estas organizaciones requieren sistemas de gestion, solo que los tipos de datos que manejan son distintos y las condiciones de entrada y salida de cada uno de ellos tambien son distintos porque por ejemplo en una biblioteca pueden ver datos como lisbros prestados y detalles de la persona a quien se les presto y cuando se le vence el prestamo o simplemente el detalle de que libros se poseen en stock o disponibles, el autor la tematica el munero de pagilas la version, la editorial, etc. Todo es informacion que puede ser utili tanto para cuidarlos como para su mantenimiento. 

En la actualidad mucha gente quiere ser emprendedor o dueños de organizaciones pero no saben como llevar lo esencial que es la informacion con la que realizara su actividad, y si bien lo ideal es llevarlo en un elemento tecnologico (pc, celular, laptop, software o aplicacion), muchas veces no se cuenta con ello y simplemente de utiliza un cuaderno en donde se van anotando los detalles de cada uno. Bien sea lo que sale, lo que entra y lo que se encuentra pendiente por atender y a quien.

Entre algunos de los sistemas de gestion multiproposito  de pago mas conocidos son:

Maximise; IFS Cloud; SAP; Softland; Defontana; Tango; Contabilium; Dux Software; Dragonfish; EcomGestión; Odoo; Uruguay Infor; Epicor; Oracle NetSuite.

Entre los que son gratuitos podemos encontrar: 

Gestión MGD; FacturasCloud; Contasimple; Flowlu; Bitrix; Trello; Zoho

Pero recuerda mas que el software que es la herramienta, lo mas importante es tener la informaciòn almacenarla, y para ello puedes llevar inicalmente un cuaderno o planillas que guardes en una carpeta. o simplemente un excel. En la medida que las cosas crescan y se complique y le requieras prestar mas atencion a la informacion veras que el sistema tienes que automatizarlo mas y mas.

Espero poder haber sido clara e ilustrativo con este post, si tiene  alguna duda por favor dejenla en sus comentarios y a la brevedad les respondere.

Espero les sea utilil y eficiente esta pequeña informaciòn.

Saludos y bendiciones.