Cual es la importancia de implantar sistemas de gestión en las organizaciones

En una organización, cada uno de sus miembros se dedica a diario a desarrollar una serie de funciones que le han sido encomendadas, convirtiéndose generalmente en un rutinario y rara vez se detiene a preguntarse si esas actividades son las necesarias para que la organización logre su objetivo, cuando alguien trata de sacarlo de su mundo y presentarle una visión mucho más global de la problemática de la organización piensa que ese es problema de otros, casi siempre pierde el enfoque de cuál es el objetivo principal de la organización para la cual trabaja o tal vez ingreso a ella y todavía no lo tiene claro, y este es el primer punto que hay que tocar para saber en que beneficia el logro de los objetivos de la organización el implementar un sistema de gestión.

En estos tiempos modernos en los que existe tanta competitividad entre las organizaciones y que el nivel de exigencia de los clientes y usuarios de productos y servicios se ha elevado, diferenciarse es un punto de valor adicional que todas las empresas y entes gubernamentales buscan como objetivo superior. Es por ello que enfocan su meta a cambios internos en su estructura de trabajo y desarrollo de actividades que le generan valor a sus usuarios. Basándose en eso toman como herramienta las normas y criterios que ellas establecen de manera genérica para poder establecer principios de trabajo que estructuren el comportamiento y los códigos de internos, así como procedimientos y flujos de gestión.

Toda organización de carácter privado ha sido creada por sus propietarios para obtener unos ingresos, ingresos que en unos casos reciben el nombre de utilidades para el caso de propietarios y accionistas y en otros de salarios para el resto de integrantes de la organización llámense obreros, administradores, supervisores, entre otros. Toda empresa de carácter privado fue creada para generar ingresos en dinero que para unos se encuentra representados en utilidades y para otros en salarios. Estos ingresos son realmente el motor motivacional de los miembros de toda organización ya que le permiten en sociedades como la nuestra adquirir los bienes y servicios necesarios para su bienestar; tanto es así que una organización que no sea rentable deberá desaparecer, a partir de esta necesidad de la empresa de obtener ingresos se genera toda una cadena la cual resumimos a continuación, la empresa obtendrá los ingresos necesarios en la medida que logre vender los productos que fabrica en la cantidad planeada, o prestar los servicios (para el caso de empresas de servicios) a un número determinado de clientes que paguen por ello. Tenemos entonces dos cosas, primero obtener ingresos y segundo vender productos o prestar servicios; pero para vender los productos se requiere que estos llamen la atención del cliente potencial, es decir el producto o el servicio debe poseer unas características que coincidan con los requisitos del cliente, requisitos que en última instancia son la representación de sus necesidades y expectativas. Solo de esta forma el cliente pagaría por el producto o el servicio, pasando de ser un cliente potencial a convertirse en un cliente real.

Tomando como referencia a la Norma ISO 9000 la cual establece los principios de:

Orientación al cliente: es este el principio y el fin de la visión y misión de toda organización siendo el principal indicador de su buen desempeño y de la calidad del producto o servicio su nivel de satisfacción.

Liderazgo: es la capacidad de los líderes y responsables de la organización de transmitir un propósito común para el logro de objetivos y el cumplimiento de parámetros de comportamiento y gestión.

Participación del personal: todos y cada uno de los integrantes de la organización son participes de las actividades y de sus resultados en conjunto, la mejora o el fracaso dependerá del trabajo en conjunto y de la sinergia que exista entre sus participantes.

Enfoque basado en procesos: responsabilidades claras, recursos necesarios, procedimientos a ejecutar y resultados a esperar, así como conocimiento de cliente interno y externo, sus beneficios y perjuicios en la organización, son una diferencia significativa en la operación.

Enfoque de sistema para la gestión: la organización del trabajo es clave para la mejora del desempeño.

Mejora continua: aprender de las lecciones y de los errores cometidos genera cambios en los procesos y procedimientos de trabajo alimentado la eficiencia y productividad de la organización en pro de la mayor satisfacción de los clientes y de la rentabilidad.

Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: la documentación sirve de sustento para la toma de decisiones y las mediciones son lo que fundamenta los indicadores de gestión.

Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: relaciones ganar-ganar permiten alianzas mucho más perduraderas y de mutua rentabilidad, generando crecimiento simultaneo y mejora continua de ambas partes.

El resto de las normas en sus distintos ámbitos buscan como horizonte garantizar la calidad en la gestión de los recursos y operaciones para las cuales han sido diseñadas. Desde la Iso 14000, para el control y mejora de la gestión ambiental; La Iso 18000 para el control de los sistemas de seguridad y salud ocupacional, la iso 22000 para el control de la gestión alimentaria, y Haccp para los sistemas de análisis de peligros y puntos de control críticos. Todos i cada uso son para generar confianza a los usuarios, clientes y consumidores de productos y servicios, de que las cosas se están realizando con control, cuidado y vigilancia de los parámetros normativos de la ley y de las expectativas del cliente se cumplan y se mantenga una estandarización de las operaciones.

Entre los beneficios de los sistemas de gestión podemos mencionar:

• Mejoran la organización de la compañía. Al ayudarnos a sistematizar operaciones suelen producirse innovaciones que nos ayudan a hacer más eficientes los procesos de la empresa. No sólo nos referimos a diferentes maneras de hacer las cosas, sino también a posibles ahorros de costes, detectar recursos ociosos, pasos de los procesos que no generan valor. También permite controlar el desempeño de los procesos y de la organización en sí misma. El sistema de gestión de la calidad nos ayuda a cumplir de manera más adecuada la normativa relacionada con nuestros productos y servicios.

• Los sistemas de gestión mejoran la capacitación de los trabajadores de la empresa. Al tener más información de los procesos, éstos los conocen mejor y pueden abordar su ejecución de manera más ágil, con menos mermas. Además, el hecho de mantener un buen flujo de información con la plantilla ayuda a incrementar la motivación y compromiso de ésta. Los sistemas de gestión de la calidad tienen muy en cuenta los requisitos y expectativas del cliente, por lo que su implantación incide positivamente en su satisfacción y, por tanto, en su fidelización. Como consecuencia, la empresa está en mejor posición para alcanzar los siguientes objetivos estratégicos y generales.

• Mejorar la imagen de nuestros productos y servicios y, a medio plazo, la de nuestra organización. Esta mejora de la imagen incide en una mejor posición de mercado respecto a la competencia. Incluso podría suponer un revulsivo para empezar una trayectoria de internacionalización si fuera el caso. Adoptar un sistema de gestión de la calidad es lanzar una señal a todos los agentes que interactúan con nuestra organización sobre nuestro compromiso con la calidad y la mejora continua. Promueven la innovación y el aprendizaje organizacional y con todo ello incrementan, al fin y al cabo, la posición competitiva de la empresa, sus posibilidades de sostenibilidad en el tiempo y su liderazgo.

Las ventajas de tener un sistema de gestión de pueden ser variar como la reducción de costes asociados a los procesos y productos, aumentar nuestra presencia en el mercado, mejorar la satisfacción de los clientes. En la actualidad, principalmente por los momentos de dificultades económicas por los que estamos pasando, multitud de organizaciones suprimen sus sistemas de gestión debido a la necesidad de reducción de gastos para mantener a flote sus negocios; no obstante, esto puede implicar que la calidad de sus productos o servicios se vea comprometida, ya que al eliminar la gestión, eliminamos parte de la capacidad de planificación. Se podría lanzar una reflexión sobre: ¿No podríamos utilizar nuestros sistemas de gestión como una herramienta de mejora competitiva para mejorar nuestros procesos, productos y servicios? ¿Y si utilizamos nuestra gestión para la búsqueda de nuevas oportunidades o formas de reinvención de procesos para encontrar mejoras que nos impulsen en los mercados?

Sea el modelo de gestión que sea, contar con un sistema de gestión es actualmente, imprescindible para maximizar nuestras probabilidades de supervivencia en el mercado y de diferenciación al obtener mejores resultados. Por último, podemos concluir que la importancia de implementar un sistema de gestión, radica en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organización, una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del producto o del servicio cumplan con los requisitos del cliente, en pocas palabras sean de calidad, lo cual nos da mayores posibilidades de que sean adquiridos por este, logrando así el porcentaje de ventas planificado por la organización.