Controlar los costos de tu empresa.

En todo erp o sistema administrativo se incluye algo que muchos ignoran o evitan, pero es porque no saben cómo ordenarlo de tal manera que les sea lo más útil posible para su toma de decisiones y seguimiento de actividades, me refiero a los centros de costos.

En esta oportunidad les estaré dando mi visión de esta poderosa herramienta de control, y como a mi parecer puede ser muy útil para controlar las áreas de la empresa por las cuales se puede estar desperdiciando el dinero.

Comenzando por la explicación simple y sencilla de que es un centro de costos, si bien los contadores y expertos en finanzas nos indican que es una forma de agrupar un sin número de cuentas de gastos que se reflejan en el plan contable y con las cuales se resumen y desarrollan análisis de como es el comportamiento de la empresa respecto a los gastos relacionados con las actividades que realiza.

Esto suena muy técnico y especialista. Sin embargo, hay una forma más fácil de verlo, y es que allí colocamos los gastos que realiza cada área de forma regular y se puede hacer de forma detallada desde el plan contable jalando lo que se asienta en el nivel 6 o más abajo hasta llegar al último. Para que lo usamos como dicen para conocer quien gasta más y así poder apretar las tuercas de ser necesario o simplemente cambiar estrategias o direccionarlas de tal manera que la organización sea mucho más rentable.

Yo siempre que estoy con algún cliente le recomiendo que en este punto siempre vaya de lo macro a lo micro de acuerdo al nivel de análisis que quiera ejecutar. Es decir, debe tener tres áreas fundamentales: Operaciones (incluyendo en esta a: calidad, producción, logística, almacén, compras) Marketing y ventas (incluyendo: logística de ventas, publicidad, merchandasing, entre otras que tenga que ver con comercial) y por último y no menos importante administración (incluyendo: TI, contabilidad, finanzas, atención al cliente, gerencia de diversas áreas, y otras actividades indirectas que conlleven la administración). Con estas divisiones en el centro de costos yo estoy seguro que pueden establecer una visión general de por qué áreas está saliendo la mayor parte d los gastos.

De allí a ganar dinero o reducir los gastos que dependiendo de cómo lo veas para mi es lo mismo, la herramienta se vuelve muy útil en función del tipo de gerencia que quieras llevar. Ya que algunos gerentes solo ven la rentabilidad en función de los márgenes de ganancia que arroja su producto final, pues yo estoy seguro que la rentabilidad también está basada en función de los gastos que generas y lo eficiente que seas en hacerle seguimiento y reducirlos prudentemente en momentos adecuados.

Invertir tiempo en configurar o diseñas adecuadamente los centros de costo te permitirá ganar dinero mucho más eficientemente y tener mayor control sobre tu empresa, así como poder diseñar nuevos e innovadores indicadores de gestión.

Espero que estas pocas pautas les sirvan para diseñar sus centros de costos, recuerda no solamente puedes diseñar tu centro de costos si tienes un erp o sistema administrativo, si llevas tus cuentas o gastos de gestión con una hoja de Excel o hoja de cálculo puedes configurar para que los acumule o clasifique de forma tal que te permita luego filtrar y analizar la información que requieras.

En próximas entregas les estaré hablando de los mejores erp y sistemas administrativos de pago y casi gratuitos que puedes usar, así como también les dejaré un tutorial de cómo realizar un sistema administrativo básico para tu negocio o emprendimiento con Excel.

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Este articulo se aplica para implantaciones de sistemas : SAP, SAP B1, SAP R3, PROFIT PLUS 2K8, STARSOFT, SAINT. ERP. ODOO, ORACLE, MS DINAMYCS.