4 GRANDES ERRORES COMUNES QUE SE COMETEN EN UNA PLANIFICACIÓN DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO O ERP.
Realizar la planificación de implantación de un sistema administrativo, puede ser una etapa crucial en el éxito de la misma y en que luego de implantado, sirva de la mejor manera y se logre sacar el máximo provecho y aprovechamiento de sus virtudes potenciales e incluso de sus defectos que modelándolos adecuadamente se conviertan en otra fortaleza o característica de diferenciación de la organización.
Es por todo esto que en esta oportunidad les presento 4 grandes errores que se cometen en una planificación de proceso de implantación de un sistema administrativo o erp, para que con ello estén más preparados al momento de realizar esta actividad.
1ro. Desconocimiento de debilidades presentes. Debemos documentar los aspectos que sin sistema o que con el sistema actual, se están presentando, es decir lo que nos hace falta esencialmente, es decir, conocer nuestras debilidades para así ya ir adentrándonos en los requerimientos o demandas que tendremos para con el sistema nuevo que deseamos implantar. En los casos de autónomos, independientes, micro pymes o pymes, que hasta ahora han llevado todo de forma manual o informalmente en una hoja de Excel o en programas específicos como por ejemplo uno de solo facturación, destacar de todo el proceso administrativo que es lo que más necesitamos que nos agregue valor.
Todo esto porque en función de que conozcamos nuestras debilidades como empresa actual y cuál de ellas es la que queremos reforzar se podrá modelar con mayor especialización en esos requerimientos. Indagar mucho más en estoy y trabajarlo como uno de los primeros puntos de agenda en la implantación te permitirá despejar tiempo para otras actividades que podrán avanzar mucho más fluidas y que no afectarán directamente en la esencia de tu labor central.
2do. Falta de documentar los procesos. Antes de adentrarte a un cambio como el que puede generar implantar un nuevo sistema que indirectamente te puede cambiar tu metodología general de trabajo, debes tomarte un tiempo corte en documentar los procesos; aunque sea de una manera sencilla y con ellos delimitar responsabilidades, roles, participantes, procedimientos e instructivos que se ejecutan en la actualidad, elaborar un manual de procesos en toda su extensión y con lujo de detalles generara doble valoración tanto para la empresa como para la implantación. Para la empresa porque es un documento que te permite la oportunidad de ser más organizado y detectar que re trabajos están ocurriendo y cuáles son los cuellos de botellas o las congestiones de flujo de trabajo. De Igual manera te permitirá poder brindarle al consultor o implantador la visión mucho más clara de que es lo que haces y quienes intervienen, así como cuales controles puedes requerir.
Te dejo una guía muy buena que en las oportunidades en las que me toco realizar los diagramas de procesos o mapeo como los llaman otros la utilice.
Instituto Tecnológico de Andalucia.
3do. Distribución de actividades, tiempos y responsables. Esta etapa es la pulpa del jugo, ya que intervienen personas, que no olvidemos que deberán participar activamente en la implantación muchas veces dejar de hacer su trabajo diario en volumen y tiempo para dedicarse a conocer, formarse, practicar e ir dando datos para la implantación. Dependiendo del nivel de compromiso de cada uno, el proceso de implantación será más o menos fluido. Algo que he visto muy recurrentemente es que la implantación se la dejan exclusivamente a las personas de soporte o de sistemas, cuestión que me parece el más grave error puesto que esta persona, si aprovecha la oportunidad de aprender mucho más de lo que ya sabe sobre un sistema y eso se lo llevara a donde vaya pero los responsables de cada área al momento de enfrentarse al nuevo sistema estarán muy perdidos y en ignorancia total generando mucho mayor gasto de recursos en unas nuevas capacitaciones y procesos de formación.
Es por ello que si debes establecer un líder de equipo de implantación (que puede ser el de soporte) pero también debes asignar responsables por área de formarse y de participar en el modelaje de los procesos de trabajo en el sistema y en facilitar los datos necesarios, así como las modificaciones y revisiones pertinentes antes de realizar la carga de datos o subida de información.
La fijación de tiempos será una decisión crítica y que dependiendo del tipo de líder o de la gravedad de la necesidad de arrancar con el sistema o de lo complejo de los requerimientos iniciales se podrá exigir mucho más rápido o no.
Se ven algunos casos en donde los temas críticos son declaraciones fiscales hasta una fecha limite por lo cual se debe implantar raídamente, clientes, proveedores, compras, ventas e inventario y alimentarlos con lo estrictamente necesario para que contabilidad pueda declarar.
Por otro lado, se ven casos en donde los temas críticos son el cálculo de costos operacionales en donde intervienen muchos gasto derivados e intermedios para lo cual se trabaja una sección de producción de primero y luego se continua con contabilidad quedando relegados los demás módulos o aspectos.
En los casos en los que son empresas que trabajan con proyectos primero se arranca con contabilidad y luego se ajustan producción compras y ventas.
Sin embargo, cada empresa tienes sus peculiaridades por ello antes de arrancar pide toda la información que puedas acerca de los recursos con los que cuenta el sistema que deseas implantar estúdialo analízalo y consulta todo lo que puedas antes de invertir tiempo y dinero en algo que talvez no resuelva todo lo que verdaderamente necesitas.
Responsabiliza a personas que verdaderamente se sientan comprometidas con lo que hacen y que entiendan la importancia de este cambio para tu organización y el impacto que ello podría generar si algo saliera mal o si se decide incorrectamente.
Establecer un plan de reuniones grupales para definir cambios y reuniones puntuales para aspectos críticos y de decisión conjunta serán fundamentales para que se dé la mejor fluidez de trabajo. No dejes de ser exigente en cuanto a tiempos eso te facilitara lograr un alto nivel de cumplimiento. Una implantación por lo general en empresas pequeñas lleva de 4 a 6 meses dependiendo del compromiso de los involucrados, pero en organizaciones grandes con sucursales distante donde trabajar en equipo o reunirse para discutir es sumamente difícil puede tardar de 8 a 18 meses una implantación.
4. Sin registro, sin información y sin comunicación. No llevar un registro de cómo estas realizando el levantamiento de la información, de los requerimientos solicitados, las adaptaciones que se realizan y el porqué de las cosas, así como quien es el autorizado en aprobarlas. Son elementos que al finalizar o al momento de visualizar cualquier resultado incorrecto o desviación causaran que se generan juicios de valor y más los entendidos respecto a la utilidad del sistema y sus potenciales recursos.
Llevar una bitácora, un documento de proyecto, manejar todos los cambios y solicitudes por correo, así como hacer documentos de entrega y una metodología de aprobación de cambios son herramientas que permitirán sustentar cualquier situación de insatisfacción durante y al finalizar el proceso de implantación. Ya que si luego que terminas un líder o usuario te exige algo que no estaba en el requerimiento inicial, podrás entonces con facilitad explicarle que no se puede o si se pueda en cuento tiempo podría estar y el costo adicional que ello conllevaría.
Espero que estas pequeñas recomendaciones te sirvan de guía para que logres realizar una mejor planificación en las implantaciones de sistemas administrativos o erp.
Te invito a que revises mis otros artículos relacionados con METODOLOGIA DE IMPLANTACION DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y ERP, COMO REALIZAR UN MAESTRO DE ARTICULOS, 3 CLAVES DE ÉXITO EN UN MAESTRO DE CLIENTES, durante los próximos días estaré realizando nuevas entregas donde continuare hablando de maestro de proveedores y muchos otros aspectos claves para el éxito en implantaciones de erp o sistemas administrativos.
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