Durante una implementación o mientras realizamos trabajos con nuestra empresa u organización, siempre necesariamente tenemos que realizar compras bien sea de materias prima, insumos, suministros, materiales, empaques y cualquier elemento que necesitemos para la operación o ejecución de actividades, y para ello debemos contactar distintos proveedores que manejas al igual que nuestra organización actividades específicas rubros particulares, materiales y servicios.
1. Estar actualizado siempre. Es en este punto en donde cobra valor la forma y los detalles que le demos al maestro de proveedores. Alimentarlo con elementos clave y esenciales como su ruc (rif, rut, o número de identificación fiscal o tributaria), la dirección, el teléfono de contacto, el rubro, el correo electrónico, es fundamental y mantener esto actualizado tiene gran importancia ya que nos ahorra tiempo y disminuye las probabilidades de errores de pago o de solicitud.
2. Canales de solicitud. Conocer con que canales de comunicación y las personas responsables de dar respuesta a tiempo ante cada solicitudes y elemento que debe ser reflejado en dicho maestro ya que acelerara nuestra gestión ante cualquier requerimiento o emergencias que tengamos.
3. Aumentar el poder y valor del maestro con detalles, como los rubros que maneja, las clases de artículos, los servicios que presta y las formas de pago que posee, así como los requisitos para adquirir líneas de crédito o aumentarlas, si entrega certificado o genera garantías, los tiempos de respuesta y los límites de capacidad por solicitud, ya que algunos no manejan inventarios grandes, todos estos elementos nutren y nos dan poder a la hora de manejar un maestro de proveedores.
Poder trabajar sobre estos aspectos y mantenerlos de manera dinámica actualizados será una herramienta que nos bridará mucho apoyo y fortaleza para que la gestión sea más dinámica y efectiva. Los podemos tener dentro de la plantilla del sistema o en una simple hoja de cálculo bien organizada que la podamos consultar y filtrar cada vez que necesitemos realizar una compra.
Así mismo considerar evaluar otros aspectos de atención y llevar registro de ellos para poder calificar a nuestros proveedores de tal manera de ser justos y asignar los volúmenes de compra a aquellos que cumplen mejor con nuestras expectativas.
Ahora como decimos que ganamos dinero con el maestro de proveedores, elemento que genera dinero en esta herramienta es conocer los ciclos de compra venta y oportunidades de ahorro que permite cada proveedor, bien sea por cambios de temporada climática, situaciones de inflación o simplemente por remate de stock y reposición de mercancías.
En grandes distribuidores que rotan cíclicamente los materiales y que son constantemente auditados por entes de regulación tributaria o recaudación, necesitan salir de productos que poseen en stock en fechas específicas puesto que no pueden renovar stock por temas de espacio o por temas de precio diferentes ya que al mezclarlos muchas veces se calcula precio promedio que genera márgenes muy por debajo de los proyectados. Aprovechar estas oportunidades permitirán que nuestra organización se surta con materiales de oportunidad a bajos costo.
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Este articulo se aplica para implantaciones de sistemas : SAP, SAP B1, SAP R3, PROFIT PLUS 2K8, STARSOFT, SAINT. ERP. ODOO, ORACLE, MS DINAMYCS.
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